フィーバックについて②
目次
二つのフィードバックのタイミング
フィードバックのタイミングですが、大きく分けると二つあると思います。
それは
１．フィードバックするべきと思ったとき
これは日常のフィードバックです。気づいたタイミングで相手に
フィードバックをします。
２．節目のとき
こちらは定期的な評価面談や振り返りが該当します。
会社で実施することが決められていたり、面談シートが用意されている場合もあるでしょう。
フォーマルな面談と位置付けられていることも多いと思います。
頻度が多いのは、やはり１の日常のフィードバックです。
一緒に仕事をしていると、「あ！」と思うときありますよね。
特にネガティブフィードバックに関しては、業務に支障が出る可能性もありますので、
この気づいた瞬間を逃さずにフィードバックしましょう。
案外これを「次の面談のときに言おう」と、
次のタイミングに回してしまうケースがあります。
例えば評価面談で、
「そういえば、商談のときのクロージングの仕方、いつも気になっていたんだけど・・・」
こんなフィードバックは、言われた本人としては「そのとき言ってよ。。。」とマイナスの気持ちが強くなってしまいます。
他にも態度や表情、言動に関しては、気づいたときにフィードバックする方がよいでしょう。
時間が経ってしまっては、どの状況のことを言われたのか曖昧になってしまいます。
そして、２の節目のときのフィードバックですが、
四半期や半期、通期の振り返りや、プロジェクトの節目など、
多くの方が実施されていると思います。
ここで気を付けるのは
①雑談だけで終わらない
②大切なことをしっかり深堀する
③受ける方も事前に準備する
の3点です。
①に関しては、お互いに時間をとるので雑談で終わってはもったいない、
いつもは話がしづらい「成長」や「キャリア」等、大きなテーマについてしっかり話し、
フィードバックしましょう、ということです。
日常の細かい部分に終始してしまうケースも見られますが、それではわざわざ時間を取る必要が
薄れてしまいます。
実は②にも関連するのですが、評価シートの項目が多すぎると、
浅い確認にとどまってしまうことがあります。
もちろん会社として確認しなくてはならないのであれば仕方ない部分もありますが、
特に話したいことは何か、メリハリをつけて話しましょう。
③に関しては、事前に何か話たいことを一つか二つ考えておいてもらうよう
事前通知しておきましょう、ということです。
今期の結果だけでなく、中長期的な視点で考えてもらうようにしましょう。
伝え方のポイント
１．の日常のフィードバックは、頻度も多く咄嗟のことになります。
単なるダメ出しに終わらないよう、伝え方に注意しましょう。
例えば商談が終わったとき、
「さっきの言い方は感じ悪いよ」
というような直接的な表現だけではなく、
「さっきの言い方は少し攻撃的に聞こえたけど、どうしたんだい？」
「そんな表情のプレゼンだと、相手も構えてしまうと思うよ」
といったように、アサーティブな表現を心掛けた方が相手も聞く耳をもつと思います。
さらに、相手の行動を促すところまで伝えられるとベストです。
例えば
自分「さっきの言い方は少し攻撃的に聞こえたけど、どうしたんだい？」
相手「その前の〇〇さんの言い方にカチンときてしまいまして・・・」
自分「なるほど、そんなときは一呼吸おいて、意図的にゆっくり話すといいかもしれないね」
他には
自分「そんな表情のプレゼンだと、相手も構えてしまうと思うよ」
相手「どうしても緊張してしまって」
自分「緊張するなと言ってもするよね。深呼吸したり姿勢を整えたり、口角を意識的に上げる等、体を少し動かしてから話してみたらどうだい」
といったようなフィードバックが考えられます。
いろいろな引き出しをもつことで、上手にフィードバックができるようになると理想的です。
フィーバックの練習
こんなお話をすると、
「わかるけど、そんな瞬間的に思い浮かばないよ」
という声が聞こえてきそうです。
たしかに、一朝一夕には難しいかもしれません。
そこはスポーツと一緒で、「知っている」と「できる」には大きな隔たりがあります。
やはり上手になるには練習が必要です。
フィードバックは一般に上司から部下に向けて行うことが多いかもしれませんが、
上司にならずともフィードバックスキルは磨くことができます。
そのために重要なことは、
まず気づきを言葉にする練習をすることです。
フィードバックは言葉で伝えますので、相手に分かりやすく、感じたことや思ったことを
言語化できなくてはいけません。
日常で、感じたことを感情のままにせず、頭の中で言葉にする練習をしてみてください。
例えば
「あの人は仕事ができる」
ではなく、
「あの人は、〆切をしっかり守り安心して任せられる、文章が結論から書かれており分かりやすい、いつも朗らかで周囲に安心感を与える」
というように3つ程度に分けて言語化をしてみましょう。
その際に、「〇〇なので〇〇」というように因果で文章をつくると整理しやすいと思います。
簡単そうですが、最初は案外パッと思いつかないかもしれません。
しかし、この地道な練習は実際にフィードバックするときの非常に大切なスキルになります。
難しい言葉を使う必要は全くありません。コツコツ続けていくと、フィードバック回路ができてきますので
周囲を観察し、言葉にする練習を積み重ねていきましょう。